Les coulisses d’une prestation avec Olanjali : les étapes avant le jour J

Si vous nous suivez sur Instagram et/ou Facebook, vous connaissez mon amour pour les partages des coulisses. J’adore en savoir plus sur les coulisses des autres, et vous raconter les nôtres. On ne se doute jamais de tout ce qu’il se passe derrière le travail des un.es et des autres !


Aujourd’hui, je vous emmène donc dans les coulisses d’une prestation avec nous.


Pour vous donner un ordre d’idée, j’indique le nombre d’heures approximatif passé sur chaque étape, pour notre dernière très grosse prestation. Il s’agissait d’un mariage de 85 personnes, avec une prestation complète : cocktail, repas servi à table (entrée, plat, fromages, dessert), brunch le lendemain. Le tout à une petite heure de route de Tours centre. Le nombre d’heures est à adapter selon la prestation !

 

Les échanges avec vous


La toute première étape, c’est bien sûr quand nous recevons une demande : par mail, via le formulaire de notre site, par téléphone, par les réseaux sociaux, ou via le site mariages.net (une plateforme nationale qui recense des prestataires de mariage).


La majorité du temps, nous échangeons ensuite directement par téléphone avec vous : cela nous permet de cibler vos envies, et de mieux répondre à votre besoin. Toutefois, il arrive de temps en temps que la demande soit éclaircie simplement par retour de mail. Même si cela prend plus de temps, nous préférons quand même échanger de vive voix avec vous, pour apprendre à vous connaître et voir si le feeling passe bien entre nous !


Les échanges ne s'arrêtent pas au début : ils continuent au long des préparatifs et sont plus ou moins fréquents selon vos besoins.


Estimation du temps de travail pour le mariage de M. & K. : 2h30


Le devis


Après ces échanges, nous préparons le devis et nous vous l’envoyons par mail. Tous nos devis sont personnalisés et ajustables. Nous vous proposons systématiquement plusieurs choix pour que vous composiez votre menu (par exemple, deux à trois choix pour l’entrée, le plat et le dessert). Si vous avez besoin d’aide, nous sommes bien évidemment là pour vous guider dans votre décision.


Si notre devis vous convient, on passe à l’étape signature et acompte : nous ne pouvons pas réserver de date sans avoir reçu le paiement de l’acompte et le devis signé. C’est à ce moment que le contrat est officialisé !


En règle générale, vous avez besoin de louer de la vaisselle et des nappages pour votre événement. Parfois, vous avez aussi besoin de mobilier. Nous n’en proposons pas nous-mêmes, mais nous nous occupons de demander un devis auprès d’un loueur.


Chaque fois que vous demandez une modification du devis vaisselle ou de notre devis, c'est bien sûr du travail aussi.


Estimation du temps de travail pour le mariage de M. & K. : 1h30


La dégustation


Selon les prestations, nous pouvons organiser une dégustation. Elle est offerte pour le couple, mais si vous souhaitez des parts supplémentaires, elle sera facturée (le tarif dépendant alors de ce que vous voulez goûter).


Si possible, nous préférons organiser la dégustation à la même saison que votre événement, pour pouvoir avoir les produits correspondant. C’est un moment privilégié qu’on adore ! C'est toujours très agréable de vous recevoir, vous rencontrer, et de pouvoir discuter à cette occasion.


Tout au long des préparatifs, nous restons disponibles si vous avez des questions.


Estimation du temps de travail pour le mariage de M. & K. : il n’y a pas eu de dégustation avec ce couple, qui n'a pas pu se déplacer. Compter environ 3h à 6h de travail selon les dégustations.


L’organisation de la prestation


C’est la partie logistique, qu’on commence environ une semaine avant la prestation, et qui se poursuit pendant la semaine. Au préalable, on aura discuté avec vous de l'organisation de votre journée. C’est le moment où on fait des tas de listes !


Tout d’abord, on se pose, et on réfléchit à toutes les tâches à effectuer pour la semaine à venir. On établit également notre planning de travail : qui doit faire quoi et à quel moment. On rédige aussi la liste de courses.


Au fur et à mesure de la semaine, on se réfère régulièrement à la liste de tâches pour s’assurer qu’on n’a rien oublié, mais aussi pour rajouter des tâches qui nous viennent parfois au fur et à mesure (coucou les imprévus !!), et surtout, pour barrer avec grande satisfaction les tâches réalisées (moment préféré).


La veille de la prestation, on fait un point. On reprend le menu et on liste tout ce dont on a besoin d’emporter pour chaque élément. Par exemple, pour nos sablés au parmesan avec crémeux patates douces, il faudra emporter : les plateaux, les sablés, le crémeux, la poche à douille et les douilles, pour monter la pièce apéritive sur place. Pour le gâteau, il faut penser à prendre : les plateaux, le gâteau, la décoration du gâteau, les couteaux, la pelle à tarte.


On établit cette liste en plusieurs parties, “non alimentaire” et “alimentaire”. Une fois cette interminable liste rédigée, on prépare déjà tout ce qui n’a pas besoin d’être au frais, pour gagner du temps le lendemain. Très souvent, cette dernière partie se fait entre 22h et 23h la veille du jour J !


Et le jour J, on reprend la liste, on complète ce qui a déjà été préparé la veille en rajoutant toutes les préparations restées au frais. Et on vérifie 10 fois que rien n'a été oublié !!


Estimation du temps de travail pour le mariage de M. & K. : 4h


Les courses


Les courses prennent aussi du temps, car outre acheter les produits, il faut aussi les ranger et les organiser… Pour les grosses prestations, on commande certains produits à l’avance pour être sûres de les avoir en quantité suffisante.


En ce moment, vous devez savoir qu’on rencontre beaucoup de pénuries diverses : il faut donc également savoir être réactives et flexibles quand on ne trouve pas le bon produit, pour proposer autre chose aux client-es. Cela fait partie des nombreux imprévus de ce travail !


Estimation du temps de travail pour le mariage de M. & K. : 3h30


La cuisine


On commence à cuisiner selon notre planning de travail. Nous ne sommes que deux en cuisine, et tout est fait maison avec des produits frais : selon la taille de la prestation, cela représente un travail conséquent. Pas de secret : on se lève tôt, on se couche tard, on ne fait pas beaucoup de pauses… et on doit être très organisées !


Estimation du temps de travail pour le mariage de M. & K. : 44h


La prestation en elle-même


Le jour J mérite un article à part entière, ce sera donc le sujet la prochaine fois !


Je vous donne simplement l’estimation du temps de travail ci-dessous… et je vous détaillerai tout dans le prochain article !


Estimation du temps de travail pour le mariage de M. & K. : 38h (+ 53h de travail pour 4 nos extras = 91h au total pour la prestation)


Au final…


Comme vous pouvez le constater, une prestation, c’est loin d’être simplement un devis, de la cuisine et du service. C’est toute une organisation et de la logistique, sans compter les (parfois nombreux !) imprévus à gérer.


Mais à chaque événement à vos côtés, on est tellement ravies de faire ce métier !


Estimation du temps de travail total pour le mariage de M. & K. : 93h30 pour nous deux + 53h de travail pour nos 4 extras = 146h30


Dites-nous tout, est-ce que toutes ces étapes

et le temps de travail vous surprennent ?


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Olanjali

Restauration événementielle et plats à emporter

à Tours (37)

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